Quando pensamos nos ambientes laboratoriais, sejam eles de análises clínicas ou citopatológicas, encontramos o seguinte cenário: produtos perecíveis sendo utilizados em várias etapas da rotina; necessidade de manter estoque de insumos, onde uma eventual falta pode inviabilizar a realização de algum dos serviços oferecidos; processos sujeitos à normativas de controle de qualidade, em que o uso de um insumo mal armazenado ou fora do prazo de validade pode acarretar problemas ao laboratório.
Nesse contexto, o controle de estoque se mostra como uma importante ferramenta para gerenciar os insumos laboratoriais utilizados na prestação dos serviços. Porém, não estamos falando simplesmente do levantamento de inventários, que são parte das obrigações contábeis de um estabelecimento, mas de um controle constante que permita identificar, a qualquer momento, a situação do seu almoxarifado. E para isso, o sistema LIS é um forte aliado do gestor.
O controle de estoque consiste em métodos desenvolvidos para a gestão dos insumos laboratoriais, que precisam contemplar todo o ciclo do produto desde a compra, passando pelo recebimento e armazenamento até a utilização final. E para que seja eficiente, é importante determinar alguns processos na rotina, que podem variar de acordo com as necessidades de cada estabelecimento.
Como boa parte dos insumos utilizados em laboratório são perecíveis, é importante também planejar o controle de validades, evitando que os produtos vençam antes do uso, gerando prejuízos financeiros. Para esta finalidade, separamos alguns aspectos relevantes em cada etapa:
Entendendo as etapas que envolvem o controle de estoque e validades, percebemos a complexidade de realizar esses controles manualmente ou apenas com a ajuda de planilhas. Porém, com a utilização de um sistema LIS, é possível otimizar bastante essa tarefa e ainda acompanhar as informações sobre o estoque em tempo real.
No Compulab existem dois tipos de controle de estoque que podem ser utilizados simultaneamente de acordo com as características de cada produto.
O controle de estoque geral que é indicado para produtos comprados em maior quantidade e que não precisam de controle rigoroso de início e término de uso do lote. Ex.: seringa, algodão, luva, garrote, etc.
E o controle de estoque por lote, indicado para produtos que exigem controle rigoroso de início e término de uso do lote, e para os produtos que o laboratório deseja controlar também a validade. Neste tipo de controle de estoque as informações de entrada do produto, início e término do uso, ficam armazenadas em um único registro de movimentação. Conforme exemplo na imagem abaixo:
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Confira, a seguir, os benefícios de utilizar um sistema adequado para fazer a gestão do estoque:
Ao fazer os registros de entrada e saída dos produtos no estoque, o sistema calcula automaticamente o saldo dos estoques por produto, permitindo a consulta e geração de relatórios e inventário a qualquer momento.
Uma vez que o laboratório já tenha cadastrado os produtos no sistema, ao receber um pedido de um fornecedor será realizada a importação do XML da nota de compra, alimentando automaticamente a entrada dos produtos no estoque, e dos referidos boletos em contas a pagar.
No momento em que o produto é retirado do almoxarifado para uso, o funcionário responsável fará o registro da baixa do estoque, indicando também o lote, quando tratar-se de controle de estoque por lote.
Mantendo esses processos, o gestor terá acesso às informações sempre atualizadas dos estoques, sem necessidade de fazer contagem manual, exceto para conferência do estoque físico em balanços anuais.
Através da listagem de estoque o laboratório consegue visualizar os produtos que estão próximos da data de vencimento. Dessa forma é possível monitorar os estoques, evitando que expire o prazo de validade antes do uso.
A imagem abaixo apresenta um exemplo de listagem emitida pelo Compulab, onde constam os produtos discriminados por lote e as colunas que indicam quantos estão fechados no estoque (sem que tenha iniciado o uso) e quantos estão em uso no momento da geração deste relatório.
A análise dos relatórios de estoque em tempo real garante maior assertividade nas decisões de compra. Esses controles ajudam a comprar a quantidade adequada para o consumo do laboratório, e permitem planejar os períodos de compra para que não haja surpresas com falta de insumos, além de reduzir os custos com perda de produtos e melhoria na negociação de preços no momento da compra. E para isso, o controle de estoque automatizado auxilia no fornecimento de informações relevantes.
No Compulab é possível ter um histórico das últimas compras de determinado produto por fornecedor. Dessa forma, o comprador poderá fazer comparação dos preços dos produtos no momento da compra, contribuindo para a escolha pelo menor preço.
Como apresentado ao longo deste artigo, os recursos do controle de estoque automatizado facilitam a rotina dos departamentos de compra, financeiro e a gestão do laboratório.
Uma boa gestão dos insumos resulta em economia, redução de perdas e qualidade nos processos!
