Emissão de NFS-e – a automatização pode facilitar essa tarefa

A nota fiscal eletrônica já não é uma novidade, e cada vez mais prefeituras, por todo o país, estão disponibilizando a NFS-e para os seus contribuintes, bem como extinguindo a utilização do antigo talão de papel para preenchimento manual. Conheça um pouco mais sobre NFS-e e entenda como a automatização pode facilitar a utilização desse novo formato de emissão de nota fiscal.

A nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e) começou a ser utilizada, no Brasil, no ano de 2007. O projeto de desenvolvimento de uma nota fiscal que fosse totalmente digital, sem necessidade de documentos físicos, foi desenvolvido pela Receita Federal com o objetivo de agilizar a emissão da nota, desburocratizar o processo de emissão e entrega, reduzir custos e facilitar a fiscalização em todo o país.

As NFS-e são documentos emitidos pelas empresas prestadoras de serviços com a finalidade de registrar as operações de serviços realizadas, calcular o ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza) e declarar as informações para o órgão fiscalizador competente, que neste caso são as prefeituras. A prefeitura do município onde o prestador de serviços atua e encontra-se devidamente registrado, é a autarquia responsável por regulamentar a utilização da NFS-e.

Desde a sua criação, as prefeituras de todo o país vêm implementando a utilização da nota fiscal de serviços eletrônica. Em muitos municípios ela já está em plena utilização e cada vez mais municípios estão se adequando a esse formato digital, restando poucos que ainda aceitam a utilização do antigo talonário de papel. Por isso, mais cedo ou mais tarde, todos os prestadores de serviços precisarão aderir à NFS-e.

Como funciona a NFS-e?

A emissão da nota é totalmente online, sendo que cada prefeitura disponibiliza um portal na internet, no qual o prestador de serviços lança as informações de identificação do tomador e do serviço prestado e envia ao banco de dados da prefeitura.

O que fazer para utilizar?

Para estar apto a utilizar a nota fiscal de serviços eletrônica, o prestador de serviços deve inicialmente providenciar seu cadastro fiscal na prefeitura e, em alguns casos, possuir um certificado digital para o CNPJ que fará a emissão da nota. Cada prefeitura tem um sistema próprio, por isso, é preciso consultar os regulamentos do seu município para se adequar a todas as exigências e regras relativas à emissão de NFS-e.

Como isso impacta na rotina do laboratório?

A partir do momento em que o laboratório esteja devidamente registrado na prefeitura e apto a emitir a NFS-e, ele poderá passar a digitar os dados diretamente no site da prefeitura do seu município, em vez de escrever manualmente no talão de notas. Após os dados preenchidos e revisados é necessário dar o comando de envio da nota. Como esse processo é totalmente online, em questão de segundos do envio já será possível consultar a nota emitida e imprimir, se necessário. Porém, para reduzir o consumo de papel, o portal enviará, automaticamente, a NFS-e emitida para o seu destinatário via e-mail.

Teoricamente tudo maravilha, não é mesmo?

No entanto, na prática, observa-se que o processo de acessar o portal, digitar os dados da nota, enviar e aguardar o retorno, pode demandar um pouco mais de tempo que para o preenchimento do talão manual. Essa demanda maior de tempo pode inclusive impactar na agilidade do atendimento do seu laboratório. E é para solucionar esse gargalo que a automatização via sistema LIS entra em ação.

Como a automatização pode me ajudar?

Através da integração do software de gestão laboratorial com os sistemas utilizados pelas prefeituras, é possível automatizar o processo de preenchimento e emissão da nota, reduzindo o tempo gasto na execução desta tarefa.

O Compulab possui um Módulo de Emissão de NFS-e que faz o preenchimento da nota de forma automática, pois todos os dados já constantes no cadastro do paciente são enviados para o webservice da prefeitura, sem necessidade de redigitação. Isso significa agilidade no atendimento, pois com poucos cliques a nota será emitida e o paciente ou convênio receberá o documento no e-mail informado no cadastro.

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Para o bom funcionamento desse recurso, é importante que o cadastro do paciente esteja preenchido corretamente, com todos os dados exigidos pela prefeitura no momento da emissão da nota. Porém, outra grande vantagem de utilizar a automatização é que, uma vez preenchido o cadastro do paciente, o laboratório aproveitará as informações, que permanecem salvas no sistema, para todos os futuros atendimentos. No entanto, quando o laboratório digita as informações da nota manualmente no portal da prefeitura, é necessário incluir todos os dados novamente a cada emissão de nota, mesmo já tendo emitido uma nota anteriormente para o mesmo paciente.

Desta forma, a automatização da emissão da NFS-e garante alguns benefícios para o laboratório:

• agilidade no atendimento, evitando filas e reduzindo o tempo de espera do paciente;
• segurança das informações, porque através da comunicação direta entre o software de gestão laboratorial e o webservice da prefeitura, evita-se o acesso das informações por terceiros não autorizados. Além do sistema contar com mecanismos de segurança e backups;
• redução de custos, pois não é necessário adquirir os talonários de papel, ou mesmo imprimir a nota eletrônica, que será enviada automaticamente para o e-mail do destinatário;
• evita erros e necessidade de retificação posterior da nota, pois os dados, tanto do destinatário, quanto dos serviços, são carregados automaticamente, e as informações fiscais são previamente configuradas na integração, evitando erros de preenchimento.

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